Quiz 6:

Lisää seuraavaan lauseeseen kaksi suoraa viivaa siten, että lause on tosi. Erisuuri kuin -merkki, “henkselien” vetäminen lauseen yli ja väärinmerkki (“V”) eivät ole sallittuja.

1110 + 110 = 19

Vinkki 1: Ajattele laatikon ulkopuolelta. Kyse on eittämättä matematiikasta. Mutta myös sanallisia tehtäviä on.

Vinkki 2: Vad kan du görä (två strecker) till det här ekvasion at de ska bli tro?

Vastaus:

Vaihtoehto 1: Ajattelemalla asia sanallisena ja ruotsiksi: NIO + TIO = 19.

Vaihtoehto 2: Vasemman puolen luvut voi myös ajatella binääriluvuiksi. Tällöin vasemmalta pitää vähentää luku 1, eli 1110 + 110 – 1 = 19. Desimaalilukuina tämä on 14 + 6 – 1 = 19. Aivan oikeaoppinenhan lause ei ole, sillä koska lauseessa on sekä binääri että desimaalilukuja lukumerkinnät pitäisi olla mukana 1110bin + 110bin – 1bin = 19dec.

Kolumbuksen muna (Egg of Columbus) on tarinana hyvä esimerkki siitä, että idea tai ratkaisu on loppujen lopuksi yksinkertainen, kun ajattelee asiaa itse ongelman ulkopuolelta.

Quiz 5:

Tehtävänä on saada kananmuna seisomaan pystyssä tasaisella alustalla ilman minkäänlaista tukea siten, että muna ei kellahda kyljelleen.

Vastaus:

Egg of Columbus

Opetus:

Tarinassa on myös kirpeä, hyvin nykytyöelämään sopiva opetus: kun uroteko on tehty, jokainen tietää, miten se tehdään.

Quiz 4:

Yhdistä piirtämällä oheiset 9 pistettä toisiinsa käyttämällä vain ja ainoastaan neljää suoraa viivaa nostamatta kynää paperista.

Vinkki 1: tässä tehtävässä pitää ajatella laatikon ulkopuolelta kirjaimellisesti.
Vinkki 2: Kuinka moni kuvitteli uloimpien pisteiden kehälle neliön? Mitä väliä sillä on tehtävän kannalta?

Vastaus:

Seuraavassa kuriirifirman uuden prosessin tulokset:

Customer	Total	On time
North	35	34
West	40	39
South	44	39
East	38	30

• WIP = 3 parcels
• Completion Rate (CR) = 157 / 15 = 10,5 kpl/min
• Lead Time (LT) = 3 / 10,5 = 0,29 min = 17 s (!)

Havaintoja:

• Edellisellä kierroksella laskimme pärjäävämme teoriassa 5 henkilöllä ja tälle kierrokselle valitun prosessiin “palkattiin” 6 henkilöä. Vastaanotto ja lähetys olivat yhä ylimiehitettyjä, eli parantamisen varaa jäi, vaikka tulos oli jo huikea.
• Yksi lähetys rikkoi First In, First Out (FIFO) -sääntöä
• Asiakkaiden North ja West lähetykset kasautuivat kerran

FIFO-säännön rikkomiseen voi olla monia syitä. FIFOsta puhuttaessa elämän voi tehdä helpommaksi implementoimalla imuohjauksen (Pull), jolloin FIFOn hallinta voidaan tehdä vain yhdessä pisteessä. Kasautuminen johtui siitä, että prosessi ei ollut luonnollisesti täydellisesti tasapainossa. Tästä seuraa että WIP:ä silloin tällöin esiintyy. Seuraavassa kuvassa on viimeisen simulointikierroksen prosessi, miehitys ja parannuskohteet.

Simulointiharjoituksen loppusanat:

Kuriirifirma petrasi kaaoksesta tavoitteeseensa. Harjoituksen voi sanoa olleen hyödyllinen – ja hauskakin erityisesti ensimmäisellä kierroksella, missä siihen oli sisäänrakennettu tahallisesti luova kaaos. Oppimisen kannalta harjoituksen suurimmat ahaa-elämykset kuitenkin painottuivat valitettavasti vasta viimeiselle kierrokselle. Perusparannukset olisi voinut tehdä just do it -menetelmin maalaisjärjellä, mutta oli selvää, että LSS-menetelmät jyräsivät sitten loppusilauksessa.

Opittua:

1. Implementoi imuohjaus prosessiin ja FIFO sen yhdeen pisteeseen -> FIFOn hallinta tarvitsee tehdä vain yhdessä pisteessä.
2. WIPiä kertyy silloin tällöin hyväänkin prosessiin, jos ei ole täydellisesti balanssissa
3. Prosessiin implementoidut mittarit mahdollistavat seurannan ja jatkokehityksen, mutta ne tulee suunnitella huolellisesti (paikat, otoskoot), jotta ne eivät kuormita prosessia kohtuuttomasti.

Kuriirifirmastamme tarvittiin selvästi lisää informaatiota, päätimme seuraavaa:

1. Lasketaan TAKT time
2. Mitataan vaiheajat (Cycle Time, CT)
3. Selvitetään, montako prosessivaihetta tarvitsemme
4. Selvitetään henkilöstön tarve

Prosessinvaiheet siis olivat: Vastaanotto (Receiving), Hinnoittelu (Pricing),  Laadunvalvonta (Quality Control), Lajittelu (Sorting), Lähetys (Dispatching). Kuorma oli siirtynyt nyt hinnoittelusta lähetykseen. Myös vastaanotossa oli ruuhkaa hinnoittelun ja lajittelun käydessä vajaateholla.

Prosessin mitatut vaiheajat ja TAKT

SUM(CT) = 13,53 + 7,77 + 2,42 + 3,90 = 27,62 s

Tarvittavien henkilöiden määrä (headcount) = SUM(CT) / TAKT = 27,59 / 5,80 = 5 henkilöä

Completion Rate (CR) = 133 parcels / 15 min = 8,9 parcels/min

WIP mitattuna: 19 parcels

Lead Time (LT) = WIP / CR = 19 / 8,9 = 2,13 min (tavoite = 2)

Uusi prosessi ja miehitys:

• Lajittelu pois, sillä se ei tuota lisäarvoa asiakkaille.
• 2 henkilöä vastaanottoon (tehtävät: lajittele,  hinnoittele, kirjaa aikaleima + ID)
• 2 henkilöä lähetykseen (tehtävät: lajittele,  hinnoittele, kirjaa aikaleima + ID)
• 1 toimitushenkilö (Runner) asiakkaille North & West
• 1 toimitushenkilö (Runner) asiakkaille South & East

Aikaleimat päätettiin kerätä otospohjaisesti ajan säästämiseksi, valitsimme otoskooksi 50% (joka toinen merkataan), mikä lähtökohtaisesti tietenkin oli väärin valittu. Näytekoko riippuu populaation koosta. Tarvitsee lisäksi tietää, mitä halutaan detektoida. Lasketaanpa näytekoko oikeaoppisesti:

• Alpha = 5%
• Beta = 10% (10% mahdollisuus, että eroa ei detektoida, vaikka se on olemassa)
• Power = 1- Beta = 90%
• Delta = kriittinen ero = 1 s
• Sigma = vaihtelu = 2s
• MINITABilla (Power & Sample Size -> 2 Sample T): Sample Size = 86 (Difference = 1 s = Delta, Power = 0,9, Standard Deviation = 2)

Pitää muistaa, että monissa tapauksissa otoskoko ei ole riippuvainen näytekoosta (paitsi pienillä populaatioilla). Jos pystymme pienentämään vaihtelua 2s -> 1s, mikä tarkoittaa tasapainoisempaa prosessia, näytekoko = 23!

Muuta:

Käytimme hypoteesitestausta (2-Sample T- test) tutkiaksemme, ovatko kahden hinnoitteluoperaattorimme CT keskiarvot samanlaisia: H0: Ei eroa, H1: CT:t ovat erilaiset. H0 hylättiin, eli operaattoreissa on eroja.

Lisäksi tarkastelimme avainsteppien prosessin suorituskykyä selvittääksemme, kuinka hyvä kukin prosessivaihe on tavoitetta vasten (5,6 s). Vapaasti käännettynä selvitimme siis todennäköisyyttä sille, voiko prosessi päästä tavoitteeseensa.

• Lähetys: sigma level = -1,35 (suorituskyky huono)
• Hinnoittelu: sigma level = 0,52 (parempi, mutta ei hyväksyttävä)

Loppukaneetti: tässä joitain lähestymistapoja, millä LSS Black Belt -untuvikot yrittivät lähestyä aikasäästöjä kuvitteellisessa kuriirifirmassaan. Muitakin varmasti olisi ollut, mm. kaikki muutkin prosessivaiheet olisi pitänyt käydä läpi. Osassa 3 nähdään tulokset…ja onko kuriirifirmallamme mahdollisuuksia päästä tavoitteeseensa.

Opittua:

1. Work In Process (WIP) on prosessin tasapainon puutetta
2. Little’s Law: Lead Time (LT) = WIP / Completion Rate (CR)
3. Miksi prosessia mitataan (aikaleimoja tms.)? Haluamme tietää a) olemmeko speksien sisällä b) onko jokin muuttunut
4. Monissa tapauksissa otoskoko ei ole riippuvainen näytekoosta (paitsi pienillä populaatioilla).  Pienentämällä prosessivaihtelua otoskoko pienenee.

Puretaanpa suttuisia muistiinpanojani Define-jaksolta. Tekemämme simulaatioharjoitus pakettitoimituksista oli poikinut muutaman huomion hotelliketjun muistilapulle.

Simuloimme kuriirifirmaa. Tavoitteena oli vastaanottaa toimitukset (pahvikortit) asiakkailta, ja toimittaa ajoissa oikealle asiakkaille oikealla hinnalla. Saadessamme firman käsiin, sillä oli seuraavat toiminnot :

1. Vastaanotto (Receiving)

2. Hinnoittelu (Pricing)

3. Laadunvalvonta (Quality Control)

4. Lajittelu (Sorting)

5. Lähetys (Dispatching)

Kuten arvata saattaa, kuriirifirmamme epäonnistui ensimmäisellä simulointikierroksella surkeasti toimittamaan paketteja tasaiseen tahtiin ja ajoissa asiakkailleen. Hinnoittelussa oli suuri kuorma ja WIP.  Lajittelussa ei oikein tiedetty miksi se prosessivaiheena oli olemassa ja se ohitettiin lajittelijan suureksi riemuksi. Laatuvirheitä havaittiin. Asiakkaat valittivat sekä toimitusten noudosta että myöhäisestä saapumisesta.

Prosessin ulostulon epätasaisuus (batch type output) oli seurausta – muiden muassa – tärkeän Lean -periaatteen totaalisesta puuttumisesta: virtaus (flow) ei toiminut.  Oli luonnollisesti muitakin syitä, simulointitapauksessa selkeimmin erottuivat

1. Organisaation toimintaohjeet (tarkoituksella) puutteelliset
2. Prosessi (tarkoituksella) epäselvä
3. Kommunikointi (tarkoituksella) puutteellista
4. Hyvin epätasainen asiakastilausvirta
5. First in – first out (FIFO)-periaate ei ollut käytössä

Jos halutaan saada tasainen virtaus aikaiseksi, FIFO on ehdoton edellytys. Helppoa ei näytä olevan toteutus, sillä simuloinnin jälkeen olen jo monessa tilanteessa omassa tuotantoprosessissamme hätkähtänyt puuttuvan FIFO:n herätyskelloon, puhumattakaan omasta jääkaapista. Miten esimerkiksi noudattaa FIFOa organisaatiossa, jossa on käytössä avainasiakkuusjärjestelmä (key account management, KAM)? Tai miten esimerkiksi saat yrityksen laskunmaksuprosessiin implementoitua FIFO:n? Emmehän halua maksaa laskuja liian aikaisin ja tämähän on FIFO:ssa riskinä, vaikka hyvä virtaus saavutettaisiinkin. Vastaus löytyy esiprosessoinnista (front end processing).  Laskut käsitellään FIFO-periaatteella, mutta eräpäivät triggaavat.

Laskujen prosessointi FIFO-periaatteella - eräpäivät huomioiden.

Myöhemmin palaan tähän firmaan ja katsotaan mitä saatiin parannettua.

Opittua:

1. Älä aja prosessia – varsinkaan olematonta tai huonoa – silmät ummessa; dokumentoi huonokin prosessi ja sen ohjeet ja kommunikoi.
2. Jos haluat prosessiin tasaisen virtauksen (flow), FIFO on pakollinen.
3. Käytä esiprosessointia (esim. triggerit), jos FIFO:n implementoinnilla on negatiivisia seurauksia.
4. Älä eliminoi lisäarvoa tuottavia prosessivaiheita – optimoi ne.
5. Prosessikehityksen “hinnasto” (ALV 0%): prosessin korjaus etukäteen 1€, prosessin korjaus kun huomataan vika 10 €, prosessin korjaus seuraavissa prosesseissa 100€.

Seuraavassa vastaukset päivityksinä aikaisemmin esitettämiini “ajattelua laatikon ulkopuolelta” -arvoituksiin. Joihinkin myös vinkkejä.

Ajattelua laatikon ulkopuolelta osa #1: “Kolme hehkulamppua, kolme kytkintä“

Ajattelua laatikon ulkopuolelta osa #2: “Tavoitteena numero 24“

Ajattelua laatikon ulkopuolelta osa #3: “Tavoitteena numero kuusi“

Ajattelua laatikon ulkopuolelta osa #4: “Yhdistä yhdeksän pistettä“

Projekti häipyi virtuaalimaan alle hetkeksi, joten sen uudelleenherättely on paikallaan. Itse Lean Six Sigma projektia ei tarvise herätellä, se on ollut virkeänä lähes koko ajan. Valitettavasti vaikeudet ovat olleet myös virkeinä, todellisia aamu- ja iltavirkkuja. Toivottavasti tukehtuvat univelkaansa.

Seuraavat artikkelit tulevat käsittelemään takautuvasti DMAIC-projektin Measure -vaiheen lopun sekä Analyze-vaihetta.

Improve-vaiheestakin on otettu ensimmäiset savut toisen aliprosessin aivoriihessä. Control-vaihe taas hyppäsi silmille ennen aikojaan eräässä tulipalojen sammutteluprojektissa. Näistäkin myöhemmin lisää.

Kun aikanaan prosessia parannetaan, projektin on pystyttävä osoittamaan pitkällä aikavälillä tarpeeksi suurta myönteistä kehitystä primäärimittarissa (primary metrics) ja myös valituissa liiketoimintamittareissa (business metric).

Luonnollisesti projektin vetäjän tulee määritellä primäärimittarille

• aikavälin paras saavutus (entitlement)
• projektin perustaso  (baseline)

Organisaatioilla on usein melko paljon erilaista tietoa ja intuitioita tekijöistä, jotka aiheuttavat prosessiin ongelmia. On  suuri kiusaus ottaa mukaan ja ratkaistavaksi kaikki mahdolliset potentiaaliset ongelmat ja hilata tavoitetta liian kovaksi. Championien rooli on oleellinen rönsyilemisen estämisessä. DMAIC-prosessissa on tavallista identifioida uusia mahdollisia projekteja. Jätetään nöyrästi niille oma lokeronsa organisaation projektinhallinnassa.

Tavoitteena selkeä parannus, ei täydellisyys.

Tehtävänä oli siis selvittää, miksi prosessin viimeiseen vaiheeseen, asiakastarkastukseen asti pääsee dokumenttipuutteita ja sitten vähentää virheiden määrää. Primäärimittarina on virheiden määrä miljoonaa virhemahdollisuutta kohden (Defects Per Million Opportunities, DPMO).

Kyseessä on siis PASS/FAIL -tyyppinen data, joka on binomijakautunut (binomial distribution). Tästä seuraa, että seuraava olettamus tulee olla varmistettu: näytteestä pitää löytyä 5 kpl PASSED ja 5 kpl FAILED -tilaisia yksiköitä.

Valitsin aikaväliksi lähimenneisyydestä w51/2008 – w12/2008:

	Inspected	NDT		DPU	DPMO
Week 51	30	0		0,0000	0
Week 52	87	1		0,0115	2874
Week 1	154	9		0,0584	14610
Week 2	69	0		0,0000	0
Week 3	177	8		0,0452	11299
Week 4	195	15		0,0769	19231
Week 5	254	28		0,1102	27559
Week 6	157	0		0,0000	0
Week 7	144	3		0,0208	5208
Week 8	240	3		0,0125	3125
Week 9	224	0		0,0000	0
Week 10	258	2		0,0078	1938
Week 11	574	0		0,0000	0
SUM	2563	69	Average	0,0269	6730

Datasta nähdään, että nolla virhettä per yksikkö (DPU=0) näyttäisi olevan mahdollinen. Mutta tämä pitää varmistaa tilastollisesti. Määritellään nykytaso sekä näytekoko binomijakauman olettamuksesta:

Perustaso, nykykeskiarvo (Ground average): P = 0,0269 = 2,69%

Näytekoko (Sample size) n = 5/0,00269 ~ 185 pcs

Nyt avainkysymys on: onko lyhyellä aikavälillä viikkoja, joina on pystytty tarpeeksi suurella näytemäärällä (185) nollaan virheeseen? Vastaus on kyllä, viikkoina 9/2009 ja 11/2009.

Loppupäätelmät:

• Entitlement: 0
• Baseline: 2,69%

Opittua:

1. Unohda täydelliset ongelmanratkaisut tavoitteina, motivoi tiimisi sen sijaan tavoittelemaan selkeää ja pysyvää parannusta nykytilaan (improvement vs. perfection!).
2. Varmista tilastollisesti, onko prosessi luotettavasti pystynyt niihin suorituskykyihin, mitä data ensisilmäyksellä “näyttää”.
3. Binomijakaumasta otetusta näytteestä pitää löytyä vähintään 5 kpl hyviä ja 5 kpl huonoja.

Tässä seuraavassa piräisi muistaa tehtävän #2 lisäksi (yhteen-, vähennys-,  kerto- ja jakolasku sekä sulkujen käyttö) neilöjuuri sekä kertoma:

n! = n*(n-1)!

Esim. 5! = 1 * 2 * 3 * 4 * 5 = 120

Quiz #3:

Tavoitteesi on saada tulokseksi luku 6 jokaisesta alla olevan taulukon rivistä seuraavin ehdoin:

- Käytössäsi on kyseisen rivin luvut yhtäsuuruusmerkin vasemmalla puolella.

- Käytössäsi olevat operaattorit ovat +, -, * , /, neliöjuuri (SQRT), kertoma (!)

- Voit käyttää vapaasti sulkeita ( ).

1		1		1	= 6
2		2		2	= 6
3		3		3	= 6
4		4		4	= 6
5		5		5	= 6
6		6		6	= 6
7		7		7	= 6
8		8		8	= 6
9		9		9	= 6

Vastaus:

(1 + 1 + 1)! = 6

2 + 2 + 2 = 6

3 * 3 – 3 = 6

√4 + √4 + √4 = 6

5 + 5 / 5 = 6

6 + 6 – 6 = 6

7 – (7 / 7) = 6

√(8 + (8 / 8)!) = 6         vaikein…

√9 * √9 – √9 = 6            vaikea…