Tykkää tästä:

Puretaanpa suttuisia muistiinpanojani Define-jaksolta. Tekemämme simulaatioharjoitus pakettitoimituksista oli poikinut muutaman huomion hotelliketjun muistilapulle.

Simuloimme kuriirifirmaa. Tavoitteena oli vastaanottaa toimitukset (pahvikortit) asiakkailta, ja toimittaa ajoissa oikealle asiakkaille oikealla hinnalla. Saadessamme firman käsiin, sillä oli seuraavat toiminnot :

1. Vastaanotto (Receiving)

2. Hinnoittelu (Pricing)

3. Laadunvalvonta (Quality Control)

4. Lajittelu (Sorting)

5. Lähetys (Dispatching)

Kuten arvata saattaa, kuriirifirmamme epäonnistui ensimmäisellä simulointikierroksella surkeasti toimittamaan paketteja tasaiseen tahtiin ja ajoissa asiakkailleen. Hinnoittelussa oli suuri kuorma ja WIP.  Lajittelussa ei oikein tiedetty miksi se prosessivaiheena oli olemassa ja se ohitettiin lajittelijan suureksi riemuksi. Laatuvirheitä havaittiin. Asiakkaat valittivat sekä toimitusten noudosta että myöhäisestä saapumisesta.

Prosessin ulostulon epätasaisuus (batch type output) oli seurausta – muiden muassa – tärkeän Lean -periaatteen totaalisesta puuttumisesta: virtaus (flow) ei toiminut.  Oli luonnollisesti muitakin syitä, simulointitapauksessa selkeimmin erottuivat

1. Organisaation toimintaohjeet (tarkoituksella) puutteelliset
2. Prosessi (tarkoituksella) epäselvä
3. Kommunikointi (tarkoituksella) puutteellista
4. Hyvin epätasainen asiakastilausvirta
5. First in – first out (FIFO)-periaate ei ollut käytössä

Jos halutaan saada tasainen virtaus aikaiseksi, FIFO on ehdoton edellytys. Helppoa ei näytä olevan toteutus, sillä simuloinnin jälkeen olen jo monessa tilanteessa omassa tuotantoprosessissamme hätkähtänyt puuttuvan FIFO:n herätyskelloon, puhumattakaan omasta jääkaapista. Miten esimerkiksi noudattaa FIFOa organisaatiossa, jossa on käytössä avainasiakkuusjärjestelmä (key account management, KAM)? Tai miten esimerkiksi saat yrityksen laskunmaksuprosessiin implementoitua FIFO:n? Emmehän halua maksaa laskuja liian aikaisin ja tämähän on FIFO:ssa riskinä, vaikka hyvä virtaus saavutettaisiinkin. Vastaus löytyy esiprosessoinnista (front end processing).  Laskut käsitellään FIFO-periaatteella, mutta eräpäivät triggaavat.

Laskujen prosessointi FIFO-periaatteella - eräpäivät huomioiden.

Myöhemmin palaan tähän firmaan ja katsotaan mitä saatiin parannettua.

Opittua:

1. Älä aja prosessia – varsinkaan olematonta tai huonoa – silmät ummessa; dokumentoi huonokin prosessi ja sen ohjeet ja kommunikoi.
2. Jos haluat prosessiin tasaisen virtauksen (flow), FIFO on pakollinen.
3. Käytä esiprosessointia (esim. triggerit), jos FIFO:n implementoinnilla on negatiivisia seurauksia.
4. Älä eliminoi lisäarvoa tuottavia prosessivaiheita – optimoi ne.
5. Prosessikehityksen “hinnasto” (ALV 0%): prosessin korjaus etukäteen 1€, prosessin korjaus kun huomataan vika 10 €, prosessin korjaus seuraavissa prosesseissa 100€.